Gemeente Zeist stapt in het nieuwe werken
Product and Services
Anywhere365 Real-time Wallboard Real-time Reports & Business Intelligence
Industry
Public Services
Country
The Netherlands

MAY 6, 2015

Gemeente Zeist stapt in het nieuwe werken

Als de werknemers 's morgens het gemeentehuis van Zeist betreden, zien ze in één oogopslag waar in het pand nog een bureau vrij is. Niet door fysiek over de afdelingen te kijken, nee, een blik werpen op een van de touchscreens is voldoende: per afdeling ziet men meteen waar nog plaats is. De gemeente Zeist heeft het nieuwe werken in optima forma ingevoerd. Grote voordeel: substantiële kostenreductie. En de mogelijkheden van de cloud worden in de praktijk bijzonder gewaardeerd.


De gemeente Zeist heeft een paar jaar geleden het roer omgegooid door over te stappen op een Microsoft-omgeving in combinatie met het nieuwe werken. Het resultaat is een modern ingerichte werkomgeving in het gemeentehuis, dat uit verschillende gebouwen bestaat. Dankzij de interactieve schermen die overal hangen zien de binnenkomende medewerkers precies op welke afdeling nog plaats is. Dat wordt op een plattegrond heel helder aangegeven.

Ralf Hermsen is projectleider bij de gemeente Zeist en vertelt wat er de afgelopen tijd allemaal is ontwikkeld. Hij geeft aan dat een jaar of drie geleden alles op de schop is gegaan. De gemeente gebruikte op dat moment nog een Novell-omgeving met virtualisatie op basis van VMware. Via Citrix waren er beperkte mogelijkheden tot thuiswerken. 'Een paar jaar geleden stonden we voor de keus om alles uit te besteden of het meeste toch intern te houden', vertelt Hermsen. 'De gemeente heeft gekozen om alles in eigen hand te houden met de producten van Microsoft. En dat is een prima keuze geweest. Het bleek dat we, op een paar producten na, al onze wensen konden uitvoeren met behulp van een Microsoft-omgeving. En het nieuwe werken is er een integraal onderdeel van geworden.'

Flexibiliteit

Hermsen is uitermate te spreken over het nieuwe werken. Hij vindt het een gigantische stap voorwaarts als het gaat om productiviteit en kostenreductie. Hij laat zien dat de flexibele werkplek ervoor zorgt dat er veel minder fysieke plekken onderhouden hoeven te worden. 'Het is heel simpel, niet iedereen is altijd aanwezig omdat mensen vrij zijn, thuis werken of op pad zijn voor de gemeente. We kunnen dus met veel minder werkplekken af en toch iedereen bedienen', legt hij uit. De kosten van een werkplek zijn volgens hem op dit moment 60 tot 70 procent van wat een gemiddelde werkplek kost (ten opzichte van M&I Benchmark 2013). 'Dat levert ons een behoorlijke besparing op.'

Hermsen vindt het erg leuk om te zien dat de nieuwe omgeving enthousiast wordt opgepikt door de medewerkers. 'De mensen zien dat in de nieuwe mogelijkheden - ze kunnen gebruikmaken van een smartphone of een laptop voor onderweg of om thuis te werken - het werken makkelijker, slimmer en efficiënter maakt', zegt hij.

De gemeente is de afgelopen jaren volledig overgestapt op een Microsoft-omgeving. In de aanloop daar naar toe is er ook gekeken naar welke mobiele devices gebruikt gingen worden: 'We hebben lang gediscussieerd over de telefoon. Jaren geleden begonnen we met de Nokia Lumia 800. Toen was er wel een serieus probleem met het aantal beschikbare applicaties. Maar die tijd is voorbij. We zijn nu voor iedereen de Lumia 830 aan het uitrollen. Dat is een mooi en krachtig toestel. Het probleem van de beperkte hoeveelheid apps speelt al lang niet meer. En onze werknemers mogen ook gewoon privé met de telefoon bellen. Je ziet dat mensen hun eigen telefoon wegdoen.'

Office 365 en Lync

'Overigens is het niet verplicht om Microsoft-devices te gebruiken. Er zijn afdelingen die een iPad willen gebruiken, zoals het College. We rollen daar binnenkort Office 365 op uit en we gaan de devices beheren met EMS zoals we dat ook met de Lumia's doen. Met behulp van EMS en Azure Active Directory Premium bieden we ook interne webapplicaties, zoals bijvoorbeeld ons Social Intranet op de devices aan. Voor het beheer door ons maakt het niet meer uit om wat voor device het gaat.'

Hiermee benadrukt Hermsen meteen de kracht van EMS en Office 365. Een apparaat met internetverbinding is voldoende om overal en altijd te kunnen werken. Dankzij die cloud hebben ze overal en altijd op een veilige manier toegang tot hun informatie en apps. Hermsen: 'Of het nu de mensen zijn die met het openbaar vervoer komen of de werknemers die vaak op pad zijn voor hun werk, bijvoorbeeld bij huisbezoeken. Dan bewijst zich de kracht van het Nieuwe Werken. Ze loggen in via remote desktop en ze hebben alles wat ze nodig hebben.'

Hij vertelt er lachend bij dat steeds meer mensen Onenote ontdekken. Deze applicatie voor het maken van notities is bij het grote publiek eigenlijk nog best onbekend. 'In al zijn eenvoud is deze app bijzonder krachtig, mede door de synchronisatie. Werknemers die onderweg een notitie gemaakt hebben, vinden die bij terugkomst op kantoor meteen bijgewerkt op hun laptop terug en ze kunnen direct doorgaan.'

Omdat de werknemers zoveel mobieler zijn geworden, is de gemeente ook afgestapt van standaard vaste telefonie. 'De centrale is eruit gegaan en alle vaste toestellen zijn geschrapt', zegt Hermsen. 'We gebruiken nu Lync en Windows Phone-toestellen. Kostentechnisch levert ook dat heel veel voordelen op. Die toestellen zijn substantieel goedkoper dan bijvoorbeeld iPhones, gemakkelijk in gebruik en ze voldoen aan alle eisen die wij stellen voor gebruik op de werkvloer.'

Daarnaast heeft de gemeente ingezet op de implementatie van Lync als communicatiemiddel. De mogelijkheden van Lync zijn groot en vormen daarmee een cruciale pijler onder het nieuwe werken-concept. Lync Voice zorgt voor een volledige integratie tussen mobiele en vaste telefonie binnen de gemeente. Daarnaast is instant messaging en videoconferencing ook nog mogelijk met de software. Vermeldenswaard is de toevoeging van Anywhere365 op het Lync-platform. Voor het Klant Contact Center verbetert Anywhere365 de klantservice en de productiviteit. Maar dat niet alleen. De kosten voor het inrichten van een Contact Center zijn vaak hoog. Juist Anywhere365 in combinatie met Lync zorgt voor een substantiële kostenreductie.

Voor het beheer van de verschillende devices en software heeft de gemeente Zeist de Enterprise Mobility Suite van Microsoft gekozen. Met deze software, gebaseerd op Azure Active Directory Premium, Azure Rights Management en Intune, kan Hermsen via de cloud software en devices uitrollen en beheren. Als voorbeeld geeft hij het gebruik van een tablet: 'Dankzij EMS kunnen we mobiele devices veilig toegang verlenen op ons netwerk. Een nieuw toestel meldt zich aan en na verificatie en autorisatie worden automatisch de juiste instellingsgegevens naar het apparaat gestuurd. Denk daarbij aan het e-mailprofiel, de Wi-Fi-gegevens van het kantoor, de Lync-instellingen om te kunnen bellen of andere apps die nodig zijn. Daar zorgt de Azure Active Directory Premium voor. De Lumia 830's die nu worden uitgerold en beheerd, zijn meteen voorzien van ons social intranet en diverse andere applicaties.'

Maar niet alleen voor het beheer van devices en software maakt Hermsen gebruik van het Azure-platform. Het cloudcomputingplatform gaat namelijk de basis vormen voor de beeldbank van de gemeente. Via deze beeldbank worden alle foto's opgeslagen en ontsloten. Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheden die Azure kan bieden op het gebied van storage. 'We zijn nu bezig om onze beeldbank op Azure in te richten en we gaan op termijn ook onze backup van tape omzetten naar een backup in Azure', voegt Hermsen er aan toe.

Infrastructuur

Voor het systeembeheer is de overstap op de Microsoft-omgeving ook een verademing. De infrastructuur is onafhankelijk van welk eindpunt dan ook. 'Voorheen moest systeembeheer, vanwege de verschillende softwareoplossingen die we gebruikten zoals Citrix voor de remote desktop, voor de diverse scenario's allerlei verschillende pakketten maken. In twee jaar tijd zijn we steeds meer gaan stroomlijnen waardoor het totaalplaatje dat we nu hebben veel overzichtelijker is en veel eenvoudiger te beheren', vertelt Hermsen.

Bovendien houdt de gemeente nu zoveel mogelijk in eigen beheer. 'Waar we vroeger heel veel verschillende leveranciers hadden, zijn we steeds meer gaan kijken naar welke leveranciers bij ons passen en welke nog nodig zijn bij onze nieuwe manier van werken. Op dit moment werken we nog samen met Inovativ voor de onderdelen van Microsoft System Center, met onze desktopomgeving helpt Wortell ons en PQR zorgt voor de hardware.'